Kaj je pomembno pri načrtovanju konferenc in poslovnih dogodkov

Konkurenca in tekmovanje za naklonjenost udeležencev za udeležbo na konferencah in poslovnih dogodkih sta z leti postala vse bolj ostra. Število tovrstnih dogodkov – od predstavitev novih izdelkov do poslovnih konferenc – narašča, zato je odločitev, katerega obiskati, za udeleženca težka. Zato mora biti vaš dogodek popoln, saj lahko že en sam napačen korak negativno vpliva na celoten potek dogodka in vašo blagovno znamko.

Da bo dogodek brezhiben in da vam nič ne bo spolzelo med prsti, so vam na spletu na voljo tako kontrolni seznami celotnega poteka dogodka kot različno obsežni vodniki za organizacijo dogodkov. Od same ideje do izvedbe. Za vas smo izbrali enega od mnogih, ki se ukvarja z bistvenimi elementi oz. s fazami načrtovanja in se ne spušča v podrobnosti, ki jih je pri organizaciji dogodkov nešteto.

Kako začeti? 8–12 mesecev pred dogodkom

V tej fazi procesa načrtovanja dogodka boste postavili temelje za uspeh.

1. Določite cilje

• Kakšen je namen dogodka?
• Koliko udeležencev bi radi imeli?
• Koliko bo stala vstopnina?
• Kje bo potekal vaš dogodek?

2. Sestavite okviren proračun

• Za izhodišče vzemite podobne podatke z vaših prejšnjih podobnih dogodkov.

3. Izberite vrsto in temo dogodka

• S sodelavci ugotovite vrsto dogodka (sejem, konferenca …), ki ustreza vašim ciljem.
• Predstavljajte si, kdo bodo udeleženci dogodka, ki ustrezajo vašim ciljem, in izberite temo, ki se sklada z vašo publiko.

4. Izberite lokacijo, prostor in ponudnike

• Katero geografsko področje je najbolj primerno za dogodek?
• Koliko udeležencev bo prišlo?
• Brezžična povezava, potrebna infrastruktura, zanesljivost lokalnih ponudnikov?

5. Izberite datum (najbolj optimalen in rezerven)

6. Raziščite in poiščite govorce

• Sestavite seznam najbolj primernih govorcev.
• Določite ponudbo za potencialne govorce.
• Stopite v stik z najbolj primernimi govorci in jih povabite na dogodek.

7. Začnite z iskanjem sponzorjev

• Določite, katere vrste aktivacij jim lahko ponudite.
• Poglejte, kdo je že sponzoriral dogodke, podobne vašemu.
• Sestavite seznam najbolj primernih sponzorjev.
• Segmentirajte udeležence za razumevanje vrednosti za sponzorje.
• Določite tržno ceno sponzorskih paketov.

Piljenje podrobnosti! 3–4 mesece pred dogodkom

S postavitvijo zgornjih temeljev in še preden se odprejo prijave na dogodek, dodamo v naslednji fazi načrtovanja dogodku zadnje podrobnosti.

1. Uredite vse za govorce

• Določite govorce in moderatorje.

• Uskladite urnik.
• Pridobite življenjepise in fotografije.
• Organizirajte potovanja in nastanitve.

2. Organizirajte svoje finance

• Izberite tehnologijo za prijave in/ali prodajo vstopnic.
• Uredite vse glede sponzorjev in njihovih prispevkov.
• Nastavite ceno vstopnic (VIP, zgodnje prijave …).

3. Namenska spletna stran

• Posodobite staro spletno stran (če se dogodek ponavlja) ali izdelajte novo.
• Prepričajte se, da lahko infrastruktura spletne strani prenese povečan promet.
• Poskrbite, da bo vaša spletna stran optimizirana za mobilne naprave.

4. Začnite s promocijo dogodka

• Pripravite dokument s sporočili, usklajenimi z blagovno znamko.
• Vzbudite zgodnje zanimanje z e-poštnimi sporočili in družabnimi mediji.
• Pridobite nove udeležence s plačanimi oglasi in s promocijo dogodka.
• Objavite dogodek na različnih spletnih koledarjih.
• Objavljajte blog zapise o dogodku.
• Izdelajte promocijski video.

5. Dokončajte podrobnosti glede prostora

• Sodelujte z gostinskim ponudnikom pri izbiri jedilnika.
• Zagotovite avdio/video opremo in brezžično povezavo.
• Preglejte varnostne zahteve in načrte s svojo ekipo.
• Poskrbite za posebna dovoljenja, licence in zavarovanja.
• Določite smerokaze in označevanje ter komunikacijski načrt za udeležence.

6. Pripravite delovni osnutek urnika dogodka

Dokončajte podrobnosti! 2 meseca pred dogodkom

Dva meseca pred dogodkom je še čas za ustvarjanje navdušenja in za poziv zainteresiranih udeležencev k prijavi, če dogodek še ni razprodan.

1. Pošljite opomnike

• Opomnite udeležence prek e-pošte in družabnih medijev.
• Kontaktirajte govorce, moderatorje in sponzorje in se prepričajte, da je za njih vse poskrbljeno.
• Kontaktirajte podizvajalce za potrditev njihovih obveznosti.

2. Pripravite promocije, ki ustrezajo ciljem dogodka

• Oživite zanimanje s ponovnim trženjem (retargeting).
• Prek e-pošte ali družabnih medijev spodbudite kupce, ki se prijavljajo v zadnjem trenutku.

Teden pred dogodkom

Do dogodka je še teden dni, vendar obstaja še nekaj pomembnih podrobnosti, ki potrebujejo vašo pozornost.

1. Postavite dokončen urnik in scenarij dogodka

• Poskrbite, da imajo vsi enak urnik in scenarij.
• Pridobite potrditve govorcev glede njihovih predavanj.

2. Z vsemi partnerji preglejte končne podrobnosti

• Obvestite gostinskega ponudnika in ponudnika prostora o končnem številu udeležencev.
• Potrdite urnik s ponudniki, vključno s prihodom in z nastanitvami.
• Še enkrat preverite avdio/video opremo in brezžično povezavo.

Vsak dogodek zahteva svoj pristop

Vsak dogodek je drugačen in zahteva svoj pristop. Na zgornjem seznamu so navedene le najpomembnejše stvari, saj vseh ni mogoče navesti. Vsekakor pa vam je lahko v pomoč in oporo pri nadaljnjem načrtovanju. Skratka, vaš kontrolni seznam naj vsebuje vse trženjske, proračunske, administrativne in operativne procese, ki jih vključuje dogodek. Predvsem pa je pomembno, da z načrtovanjem začnete dovolj zgodaj!

https://www.eventbrite.com/blog/corporate-event-planning-checklist-ds00/

http://www.conferences.co.za/event-planning-checklist.html

http://www.conferences.co.za/conference-planning-checklist.html

https://www.azavista.com/ultimate-corporate-event-planning-checklist/