Že drugo leto zapored smo organizirali in izvedli letno srečanje FH Europe Foundation –ključen dogodek, ki vsako leto novembra združi svetovno skupnost FH. Dogodek, ki je potekal v Amsterdamu od 10. do 12. novembra 2023, je bil organiziran v hibridni obliki in je omogočal udeležbo v živo ali na spletu, kar je še bolj okrepilo njegov sloves resnično vključujočega srečanja.
Edinstven format za raznoliko občinstvo
Letno srečanje FH Europe Foundation ni običajen dogodek. Ima dvojni format, zasnovan tako, da poveča vključenost in vpliv. Pred glavnim dogodkom so potekali štirje spletni seminarji, osredotočeni na lipidne motnje – FH, HoFH, LP(a) in FCS –, ki so bili odprti za javnost in so ustvarili široko izobraževalno platformo. Sledil jim je glavni hibridni dogodek, ki je trajal dva dni in pol, in je omogočil ljudem z vsega sveta, da se pridružijo osebno ali prek spleta.
Naš naročnik, FH Europe Foundation, se osredotoča na združevanje bogate in raznolike skupnosti deležnikov, ki vključuje paciente, skrbnike, zdravnike, raziskovalce, zagovornike in strokovnjake za življenjske znanosti. Pod ključnikom #FHEFAnnualMeeting2023 so se udeleženci iz Evrope, z Bližnjega vzhoda, iz Avstralije in Severne Amerike združili z enim ciljem: »Skupaj, angažirani za spremembe.«
Srečanje misli in rešitev
Dogodek je gostil več kot 90 udeležencev, starih od šest do več kot 70 let, ki so zastopali vse štiri družinske lipidne motnje, za katere se zavzema FH Europe. Raznolikost perspektiv je bila navdihujoča – ne glede na to, ali so razpravljali o izzivih, delili osebne izkušnje ali skupaj ustvarjali izvedljive rešitve za skupnost z lipidnimi motnjami.
Agenda ni bila osredotočena le na izmenjavo znanja, ampak tudi na praktične delavnice, namenjene iskanju rešitev v resničnem svetu. Posebna pozornost je bila namenjena prehrani s poudarkom na zdravih, nizkomaščobnih dietah in prilagajanju različnim prehranskim potrebam.
Vloga MA marketinga pri izvedbi dogodka
V MA marketingu smo poskrbeli, da je bil vsak vidik dogodka – od logistike do znamčenja – skrbno načrtovan in izveden. Tukaj je kratek pregled, za kaj smo poskrbeli:
- Raziskava in izbira prizorišča: Našli in rezervirali smo primerno hotelsko prizorišče v Amsterdamu. Izbira hotela Leonardo Royal Amsterdam se je izkazala za fantastično odločitev, ne le zaradi odličnih zmogljivosti, ampak tudi zaradi izjemne ekipe za upravljanje dogodkov. Hotelsko osebje je bilo zelo profesionalno in pripravljeno pomagati, kuhar pa je opravil izjemno delo pri prilagajanju raznolikim prehranskim potrebam, zlasti za bolnike s FCS, kar je zagotovilo, da so bili vsi gostje dobro postreženi.
- Grafično oblikovanje in blagovna znamka: Ustvarili smo vse vizualne elemente dogodka, od pasic za družbena omrežja do signalizacije na kraju samem, predstavitev in promocijskih gradiv.
- Izbira in priprava daril: Premišljeno izbrana darila so dodala osebno noto izkušnji udeležencev.
- Koordinacija deležnikov: Upravljali smo komunikacijo z vsemi deležniki – strankami, hotelskim osebjem, govorniki, udeleženci in izvajalci –, da bi zagotovili brezhibno koordinacijo.
- Tehnična postavitev in upravljanje: Naša ekipa je poskrbela za celotno tehnično postavitev, vključno z avdio-vizualno opremo, integracijo z rešitvijo Zoom, pretakanjem v živo in spletnim moderiranjem.
- Spletna stran dogodka in registracija: Razvili smo spletno prisotnost dogodka in upravljali registracijo udeležencev.
- Upravljanje proračuna in logistike: Skrbno smo spremljali proračun in zagotovili stroškovno učinkovite rešitve brez kompromisov glede kakovosti.
- Nadzor in podpora na kraju samem: Na dogodku je naša ekipa nadzorovala izvedbo, hitro reševala težave in zagotavljala nemoten potek dogodka.
- Končno poročanje o dogodku in nadaljnje aktivnosti po dogodku: Pripravili smo podrobna poročila po dogodku in upravljali nadaljnjo komunikacijo.
Zakaj za svoj dogodek izbrati nas?
Pri MA marketingu ne organiziramo le dogodkov, ampak ustvarjamo izkušnje. Od ideje do izvedbe uresničimo vašo vizijo in poskrbimo, da se vsaka podrobnost ujema z vašimi cilji. Ne glede na to, ali načrtujete korporativno konferenco, kampanjo za ozaveščanje javnosti ali hibridni dogodek, kot je letno srečanje FH Europe, je naša ekipa tukaj, da zagotovi odličnost.
Organizacija dogodkov
Potrebujete pomoč pri organizaciji dogodkov?
Z veseljem vam pomagamo!
Snežana Tumara
snezana.tumara@mamarketing.si
031 817 641