Česa vas o organizaciji dogodkov v šoli niso naučili

V šoli vam teh nasvetov niso povedali
V vsaki industrijski panogi so koordinatorji srečanj in dogodkov med najbolj delavnimi ljudmi. So strokovni načrtovalci in komunikatorji ter odgovorni za ustvarjanje doživetij, ki z dogodkom osmišljajo oziroma oživljajo vizijo svoje stranke.
Koordinatorji dogodkov morajo za uspešno izpeljavo dogodka misliti na najmanjše podrobnosti – od same ideje do izvedbe. Nekaterih stvari pa nas v šoli niso nikoli naučili. Te pridejo z dolgoletnimi izkušnjami načrtovanja in koordiniranja dogodkov.

1. Podatki naj bodo vaši prijatelji

Vsaka vaša odločitev mora biti podprta s podatki. To pomeni, da morate najti načine, s katerimi boste merili učinke in se učili iz svojih načrtovalskih prizadevanj. Uporabite merljive podatke, s katerimi boste lahko ugotovili, da imajo izpeljane odločitve resničen učinek.Imeti dobre podatke ni pomembno samo za ponovitev ali izvedbo še boljšega dogodka. Omogočajo vam tudi pogajalska izhodišča, poleg tega pa lahko strankam dokažete, katere ideje v preteklosti niso delovale.

2. Ključna je ustvarjalnost

Ker so izkušnje udeležencev pomembne, posebno pozornost in trud namenjamo obliki dogodka. Bodite ustvarjalni, poiščite navdih izven sveta dogodkov. Sodelujte z ustvarjalnimi partnerji, kot so ponudniki avdio/video opreme, dobavitelji pohištva ali oblikovalci, ki so odgovorni za vizualno privlačnost vašega dogodka. Izzovite jih in se z njimi pogovarjajte o vsaki oblikovalski podrobnosti.

3. Preučite kulturne navade

Organiziranje in upravljanje dogodkov v različnih mestih in različnih državah pomeni razumevanje kulture in ljudi v tem mestu (in državi). Treba je poznati prometne razmere, možnost dostopa, logistiko, kulturne navade … Upoštevajte naravo in razmislite o demografiji mesta, v katerem bo dogodek. Tako se boste izognili nepredvidenim napakam.
Pri izbiri lokacije se lahko povežete s turističnoinformativnim centrom mesta ali področja, ki vam lahko svetuje pri različnih vprašanjih. Obenem lahko povežete kulturo skupnosti s tematiko svojega dogodka.

4. Fotografije so zelo pomembne

Kako veste, da ste zasnovali nepozaben dogodek? Eden od načinov je, da ugotovite, ali udeleženci delijo fotografije ali uporabljajo ključnik (#hashtag) dogodka na družabnih medijih. Oblikujte dogodek tako, da spodbuja interakcijo na družabnih medijih – na primer s postavitvijo fotografske stojnice.
Ko razmišljate o oblikovanju dogodka, si zapomnite, da je vse na vašem dogodku lahko ozadje za fotografije. Pomislite na vizualne elemente, pred katerimi bi se ustavili in jih fotografirali, ter jih vključite v svoj dogodek.

5. Sodelujte s svojo ekipo

Celotnega dogodka verjetno ne načrtujete sami, ampak je za organizacijo odgovorna skupina ljudi. Jasno določite roke za izpeljavo posameznih nalog in kdo je odgovoren za njihovo izvedbo. S tem boste zagotovili, da ne bo prišlo do napačnega razumevanja odgovornosti.

6. Sodelujte z zaupanja vrednimi prizorišči in širite svoje omrežje

Glavni razlog, da načrtovalci dogodkov porabijo veliko časa za oglede možnih lokacij za izvedbo dogodka, je ta, da nimajo vedno prizorišča ali stikov, ki jim v določenem mestu zaupajo. Lahko še naprej nadaljujete s preverjanjem možnih prizorišč, vendar bi bilo bolje čas nameniti iskanju novih stikov, ki že imajo odgovore na vaša vprašanja.
Poiščite mentorja, ki mu zaupate, ali bodite sami mentor. V tej panogi so poznanstva vse, zato ne bodite sramežljivi pri navezovanju stikov.

7. Bodite proaktivni, vprašajte in dobili boste odgovor

Čas je za obrnjene vloge. Navajeni ste, da izpolnjujete zahteve strank. V tem primeru prosite svoje partnerje, da kakšno stvar naredijo namesto vas.
Prosite na primer ponudnika avdio/video opreme, da se pridruži procesu odločanja. Povabite partnerje, da se vam pridružijo pri ogledu kraja dogodka; morda se bodo spomnili ali opazili kakšno stvar, ki jo vi niste.

8. Počivanje vas bo upočasnilo

Vlagajte v svoje učenje. Cel čas združujete ljudi, vzpostavljate poznanstva ali jim omogočate izobraževanje. Kaj pa počnete, da bi izboljšali kakovost svojih dogodkov?
Ne pozabite, da učenje poteka izven vašega območja udobja. Ne ozirajte se samo na stvari, ki so delovale v preteklosti. Tudi sami se izobražujte in se učite od drugih. Udeležite se dogodkov in sejmov, ki vam lahko pomagajo in doprinesejo nova znanja.

9. Naredite dogodke bolj ekološke

Vprašajte za bolj ekološke programe ali trajnostne alternative, ki jih nudijo prizorišča, s katerimi sodelujete. To je lahko ena od prednosti vašega dogodka. Spodbujajte dejstvo, da ste oblikovali izkušnjo dogodka, ki je trajnostna.

10. Bodite junak in rešite še tako nemogoč problem

Tega se ni mogoče naučiti, toda skozi izkušnje bodo sodobni načrtovalci postali boljši, če bodo mislili s trezno glavo. Zakaj imate vedno občutek, da bo edina stvar, za katero nimate rezervnega načrta, res šla narobe?
S svojimi izkušnjami, pridobljenimi skozi leta načrtovanja, lahko velike napake pretvorite v male zmage. Za ublažitev tveganja poiščite zanesljivega partnerja, ki bo vaša desna roka. Ni enostavno, vendar ni nemogoče. Najbolj razburljiv del našega dela je neznan. Pri vseh prizadevanjih, ki smo jih vložili v načrtovanje in koordinacijo popolnega dogodka, vedno obstaja možnost, da gre kaj narobe. Tu pa lahko sodobni načrtovalci dogodka rešijo dan.

Načrtovanje in koordinacija dogodkov sta lahko neverjetno stresna tudi za najboljše. Zdi se, da ima dan premalo ur in vedno gre lahko nekaj narobe. Prav vse, kar lahko storite za večjo učinkovitost samega sebe, vpliva na uspešnejši dogodek in manj stresno življenje. Vsekakor zmanjšajte stres in povečajte storilnost vseh vpletenih. Da bi ostali mirni in dogodek izpeljali tako, kot je treba, se ga je že od samega začetka treba lotiti s pravimi in povezanimi procesi, orodji ter tehnologijami. Ne samo zato, da bi prihranili svoj čas, ampak da bi s skupinskim delom omogočili najboljše doživetje dogodka. Ne nazadnje, načrtovalci in koordinatorji dogodkov delajo najbolje ravno to – združujejo ljudi, da dosežejo odlične stvari.

https://www.socialtables.com/blog/

https://www.brightonsbm.com/

https://www.culturepartnership.eu/

https://www.eventbrite.com/blog/