Je telefonski priklic udeležencev dogodka sploh smiseln?

Danes so na voljo izjemno zmogljiva orodja za obdelavo e-poštnih sporočil. A kljub temu vabite na star, tradicionalen način. Največkrat kar iz Outlooka pošljete vabilo na bazo, ki ste jo ustvarili sami ali najslabše – kupili od ponudnikov. Se prepoznate?

Zakaj sploh delati priklic?

Ne vemo, kdo je vabilo dobil, kdo se bo dogodka udeležil, koliko udeležencev lahko pričakujemo … Seveda pa moramo rezervirati primeren prostor, se dogovoriti za pogostitev in pripraviti gradiva za udeležence. Kako naj to naredimo, ni vprašanje, vprašanje je, za koliko ljudi naj vse to pripravimo?

Če ne uporabljamo prej omenjenih orodij, lahko samo ugibamo. Da se uganki izognemo, se poslužimo »starega« orodja – priklica vseh (največkrat večine) tistih, ki niso potrdili udeležbe. Ste naročnik, ki to od svoje agencije zahteva?

Naša izkušnja kaže, da je uspešnost priklica odvisna od mnogo dejavnikov, na katere nimamo vpliva. Kdaj je primeren čas klica? Sogovornika vsebina sploh zanima? Smo ga zmotili med njegovim prostim časom? Je morda danes tisti dan v tednu, ko je slabe volje?

Kako se tem zagatam izogniti?

Prava orodja nam omogočajo, da natančno vidimo, kdo je sporočilo prebral, kdo je kliknil na povezavo, brskal po naši spletni strani, potrdil udeležbo – takrat, ko mu je to najbolj ustrezalo. Na ta način smo do svojih gostov prijazni, nevsiljivi in nenazadnje ne skušamo izsiliti njihovo odločitev. Dogodka se najbrž želimo udeležiti zaradi vsebine, mar ne?

Vplivanje na njihovo odločitev s priklicem poveča naša pričakovanja in največkrat povzroča dodatne stroške organizacije dogodka. Običajno se namreč klicani odzove tako, da potrdi udeležbo (»Me vsaj ne bodo več gnjavili,« si verjetno misli.), na dogodek ga pa ni. Naša izkušnja kaže, da se od vseh priklicanih in tako potrjenih dogodka udeleži manj kot 1 % udeležencev, kljub temu, da beležimo tudi do 15 % »izsiljenih« potrditev udeležbe. Je torej priklic smiseln?

Nasvet

Namesto priklica, ki največkrat ne da želenih rezultatov, raje investirajte v prijavni obrazec, ki ima svojo pristajalno stran. Vabljenih tako ne bo zmotila druga vsebina na vaši spletni strani, ki v tem trenutku ni ključnega pomena. Pokličite samo tiste, ki so s klikanjem na povezave pokazali zanimanje, in omejite število za priklic na nekaj ključnih kontaktov, za katere si res želite, da se vašega dogodka udeležijo. A to ni več »navaden« priklic …