Ne glede na to, ali organizirate enostavnejši ali zahtevnejši spletni (virtualni) dogodek, boste pri tem hitro naleteli na izzive, ki zahtevajo posebno znanje in izkušnje, predvsem pa čas. Izbrati bo treba najbolj primerno spletno platformo, poskrbeti za snemalno in drugo opremo, zasnovati scenarij, izvesti učinkovito promocijo in uskladiti številne druge podrobnosti, nepogrešljive za popolno spletno doživetje, ki navduši.
Spletni dogodki ne morejo biti zasnovani povsem enako kot običajni, saj nudijo precej drugačno uporabniško izkušnjo. Pri organizaciji zato ne gre zgolj za samodejen prenos oziroma preslikavo na splet, temveč je potreben temeljit razmislek, ki upošteva nekatere posebne zakonitosti in omejitve, vključno z dejstvom, da je pozornost udeležencev lahko precej hitreje na preizkušnji kot pri običajnih (fizičnih) dogodkih.
Udeleženci bodo dogodek spremljali v različnih okoljih – v službi, doma, v zaprtih ali odprtih prostorih – kjer so moteči dejavniki mnogokrat pogostejši kot v nadzorovanem okolju dvorane, konferenčne sobe ali učilnice. Poleg tega ga bodo spremljali na različnih zaslonih oziroma napravah, med katerimi imajo pomembno vlogo pametni telefoni in tablice.
Ključna naloga vseh organizatorjev spletnih dogodkov je skrb za ohranjanje pozornosti in zanimanja udeležencev, ki sta nujna, da jih zadržimo pred zasloni. Pri tem je poleg vsebine treba prilagoditi tudi strukturo, saj je težko pričakovati, da bodo brez premišljenega scenarija več ur ali celo cel dan lahko pozorno spremljali vse, kar ste si zamislili. Spletni dogodki, tudi tisti, ki so porazdeljeni na več dni, so zato mnogokrat krajši od dogodkov v živo.
Prednost spletnih dogodkov, ki navdušijo, je zagotovo tudi v tehniki. Brezhiben prenos slike in zvoka je ključen za uspeh, saj bodo udeleženci v primeru (pre)pogostih motenj in prekinitev hitro obupali.
Organizacija spletnih dogodkov zajema več kot zgolj skrb za privlačne vsebine in brezhiben prenos. Začeti je treba že mnogo prej – z učinkovito promocijo, ki lahko zajame pester nabor kanalov, od e-poštnih sporočil in objav na družabnih omrežjih do spletnih oglaševalskih kampanj in sporočil za javnost. Prav tako ne gre zanemariti komunikacije po samem dogodku, ki da tisto pravo piko na i resnično profesionalni izvedbi.
Spletni dogodki prinašajo več možnosti za zbiranje dragocenih podatkov o udeležencih in njihovi vključenosti. Večina tehnoloških platform nudi poglobljene podatke in analize, s katerimi pridobite dragocene informacije, ki vam bodo v veliko pomoč, ko boste morali predstaviti uspešnosti dogodka.
Za kakovostno izvedbo in dobre rezultate vseh dogodkov – majhnih ali velikih – je treba najprej določiti cilje. Jasni cilji vam bodo pomagali zasnovati vsebine in virtualne izkušnje, ki bodo kar najbolje ustrezale vaši ciljni publiki.
So spletni dogodki (občutno) cenejši kot fizični? Lahko, ni pa nujno. Na eni strani boste prihranili pri izdatkih za pogostitev, tiskana gradiva, hostese, nastanitve govorcev in pri podobnih postavkah, po drugi pa boste morali zakupiti tehnološko platformo, poskrbeti za snemalno in drugo tehnično opremo, posneti v naprej pripravljene vsebine, zasnovati interaktivne vložke … Tudi pri spletnih dogodkih velja, da so omejeni le z domišljijo in … s proračunom.
Dobro zasnovan scenarij in predhodno testiranje vseh pomembnih delov dogodka vam bosta pomagala, da boste v vsakem trenutku pripravljeni tudi na različne (neželene) razmere in da bo vse potekalo s čim manj motnjami.
Spletni dogodki lahko vsebujejo zelo različne avdio-vizualne in bolj ali manj interaktivne elemente, od česar je odvisno, kako in kje jih boste predvajali. Lahko gre za (relativno) enostaven prenos dogajanja v živo z določenimi grafičnimi dodatki, lahko pa vključite tudi vnaprej posnete vsebine, klepetalnice, vprašalnike, nagradne igre, interaktivne vložke, spletne igre, zbiranje podatkov ipd.
Za vsak spletni dogodek je treba predvideti dovolj časa za pripravo ter določiti pravi trenutek in trajanje dogodka glede na želje in lastnosti ciljne publike.
Pri načrtovanju je treba določiti, kako boste udeležencem omogočili spremljanje dogodka (z obiskom spletne strani, s preprostim klikom na posredovano povezavo brez registracije, z registracijo, brezplačno ali z nakupom vstopnice …) in če jim boste dostop do vsebin omogočili tudi po končanem dogodku.
Vsak spletni dogodek združuje dva svetova, virtualnega in fizičnega. V virtualnem se odvija prek različnih družabnih omrežij, storitev za prenos ali platform, kot so Microsoft Teams, Zoom in Webex, a brez fizičnih prostorov tudi tukaj ne gre – pa naj si gre za domačo pisarno ali profesionalni snemalni studio.
Organizirali smo Canon CEE Green Apples Team Event 2022, ki je septembra potekal v Portorožu.
Za Primorski tehnološki park smo organizirali zaključno prireditev POPRI 2022, ki je po treh letih ponovno potekala v živo.
